FAQ - Für Moderatoren

Fragen zum vicos2 Videokonferenz-System

Wie starte ich eine Konferenz?

Um eine Konferenz zu starten, muss auf der Startseite des vicos²-Systems ein Name für die Konferenz/den Meetingraum festgelegt werden. Dafür geben Sie den Serverlink Ihres Vicos²-Systems in die Adresszeile des Browsers ein (wir empfehlen einen Chromium-basierten Browser wie bspw. Google Chrome). Nun erscheint das Eingabefeld „Name des Konferenzraums“ über das Sie den gewünschten Namen eingeben können. Buchstaben, Zahlen, Punkte und Bindestriche sind erlaubt, jedoch Leerzeichen und Umlaute nicht. Drücken Sie anschließend auf „Los“. Das System erstellt automatisch einen Link für die Videokonferenz. Sie werden nun gefragt, ob Sie Ihr Mikrofon und Videobild freigeben wollen. Bitte auf „zulassen“ klicken. Die Einstellungen sind später auch noch veränderbar.

Wie wird der Organisator festgelegt?

Der Organisator ist derjenige, der die Konferenz initiiert indem er den Namen der Konferenz - wie in der vorherigen Frage beschrieben - festlegt und Teilnehmer einlädt. Nachdem Sie als Organisator auf „Los“ geklickt haben, wird die Konferenz geöffnet und es erscheint ein Fenster, in dem Sie sich als Organisator per Log-in authentifizieren können. Wenn Sie aber nicht der Organisator sind, warten Sie bitte bis der Organisator sich authentifiziert hat. Erst wenn der Organisator die Videokonferenz „betritt“, kann diese starten.

Wie lade ich weitere Personen zum Meeting ein?

Haben Sie die Videokonferenz gestartet bzw. nehmen an dieser als Gesprächspartner teil, können Sie den Link entweder aus der Adresszeile des Browsers kopieren und ihn verschicken oder über ihrem Übertragungs-Bild auf das blaue Feld „mehr Leute einladen“ klicken und auswählen, wie Sie den Link weiterleiten möchten. Ansonsten gibt es auch unten rechts in der Leiste ein Benutzersymbol mit einem Plus über das Sie den Link für die Konferenz weitergeben können. Ihre Teilnehmer/innen müssen lediglich den versendeten Link in Ihren Browser kopieren. Wichtig: Bitte verwenden Sie ausschließlich den Chromium-basierte Browser wie bspw. Google Chrome, da es sonst ggf. zu Störungen bei der Meeting-Übertragung kommen kann. Bitte geben Sie diese Information unbedingt bei jeder Einladung an Teilnehmer weiter.

Wie teile ich meinen Bildschirm?

Unten links ist ein Bildschirmsymbol abgebildet über welches Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmer teilen können. Nach dem Klick auf das Bildschirmsymbol, können Sie dann auswählen, ob Sie Ihren gesamten Bildschirm, das Anwendungsfenster oder nur den Chrome-Tab teilen wollen. Bitte wählen Sie dann den gewünschten Bereich aus, indem Sie die entsprechende Ansicht anklicken und drücken auf den blauen „teilen“ Button. Sie können nun allen Teilnehmern, den gewünschten Bereich Ihres Bildschirms zeigen.

Wie kann ich im Chat schreiben?

Unten links gibt es ein Symbol, welches aussieht wie eine Sprechblase. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnen Sie den Chat und können darüber allen Teilnehmern gleichzeitig schreiben. Es gibt auch einen privaten Chat, der aber über eine andere Funktion erreichbar ist.

Wie kann ich die Konferenz mit einem Passwort sichern?

Die Konferenz kann über das orangefarbene Symbol mit einem selbstausgewähltem Passwort geschützt werden. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein Fenster der Sicherheitseinstellungen und rechts im Fenster erscheint „Passwort hinzufügen“. Klicken Sie nun darauf, tippen das gewünschte Passwort ein und drücken Sie anschließend auf „add“. Die Teilnehmer, die nun die Konferenz betreten wollen, müssen nun das Passwort eingeben, um zur Konferenz zu gelangen. Das Passwort müssen Sie dementsprechend den Teilnehmern vorher zukommen lassen.

Wie kann ich die Konferenz aufzeichnen?

Wenn Sie eine Videokonferenz aufzeichnen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte, welche unten rechts angezeigt werden. Dann öffnen sich weitere Einstellungen und Sie können auf „Aufzeichnung starten“ klicken. Von nun an wird Ihre Konferenz aufgezeichnet bis Sie die Aufzeichnung wieder beenden. Sie beenden die Aufzeichnung dort, wo Sie auch auf „Aufzeichnung starten“ gedrückt haben. Eine Konferenzen nimmt man bspw. auf, um sie später Kollegen zu zeigen.

Wie kann ich die Qualitätseinstellungen ändern?

Wenn Sie Änderungen an den Qualitätseinstellungen festnehmen wollen, drücken Sie bitte auf die drei Punkte, welche unten rechts angezeigt werden. Anschließend klicken Sie auf Qualitätseinstellungen, wo Sie nun zwischen nur Audio, niedrige Auflösung, Standardauflösung und hohe Auflösung auswählen können. Wenn Ihr Netz schwach ist, kann es hilfreich sein eine niedrigere Auflösung zu wählen.

Wie kann ich auf Vollbildmodus schalten?

Sie können über die drei Punkte den Vollbildmodus einschalten und wieder ausschalten. Mit der Escape-Taste verlassen Sie den Vollbildmodus wieder.

Wie kann ich ein YouTube-Video teilen?

Sie können ein YouTube-Video teilen, indem Sie auf die drei Punkte klicken und auf YouTube-Video teilen drücken. Dann erscheint das Fenster „Video teilen“. Sie können nun den Link des YouTube-Videos eingeben/einfügen. Klicken Sie nun auf „teilen“, damit Ihre Konferenzteilnehmer den Link erhalten.

Wie kann ich die anderen Teilnehmer stummschalten?

Sie können, wenn Sie der Organisator der Konferenz sind, Ihre Teilnehmer stummschalten, wenn Sie auf die drei Punkte unten rechts klicken. Wenn Sie auf alle stummschalten klicken, können Sie die Teilnehmer stummschalten. Allerdings können Sie die Stummschaltung der anderen Teilnehmer nicht mehr beenden, sondern nur die Teilnehmer selbst.

Bleiben die vom Moderator vorgenommenen Einstellung für eine Konferenz bestehen?

Generelle Einstellungen wie die Stummschaltung aller Teilnehmer oder das Passwort für die Konferenz bleiben bestehen bis der Moderator die Konferenz verlässt. Wenn der Moderator die Konferenz verlässt, gehen die vorgenommenen Einstellungen verloren. Selbst wenn der Moderator den Raum mit demselben Namen erneut betritt. Dies ist darin begründet, dass ein Raum jeweils neu erstellt wird, wenn man einen Raumnamen anlegt (auch, wenn dieser bereits existiert).

Wie werde ich Moderator für eine Konferenz?

Moderator ist man immer für den gesamten Jitsi-Meet-Server und nicht nur für einen einzelnen Konferenzraum. Die Web-Applikation im Browser merkt sich, dass man Moderator ist. Bei den Moderatoren ist unten rechts im Bild ein Stern abgebildet.

Gibt es einen Unterschied zwischen Moderator und Organisator?

Nein, mit Moderator und Organisator ist dasselbe gemeint.

Woran kann ich erkennen, wer Moderatorenrechte hat?

Bei den Moderatoren ist unten rechts im Bild ein Stern abgebildet.

Wieso kann ich als Moderator Teilnehmer zwar stumm schalten, aber die Stummschaltung nicht mehr rückgängig machen?

Dies ist nicht möglich, da es nicht DSGVO-konform wäre. Der Teilnehmer muss selbst seine Stummstellung aufheben, um wieder von den anderen Teilnehmern der Konferenz gehört zu werden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Passwort um sich als Moderator zu authentifizieren und dem Passwort für die Sitzung?

Für den Zugang benötigt der Moderator den "User" und das "Benutzerpasswort" um sich zu authentifizieren. Es dient dazu den Zugang zum Server herzustellen und individuelle Einstellungen in den Konferenzen vorzunehmen. Diese Zugangsdaten sollte nicht an die Teilnehmer weitergegeben werden.
Das Passwort wiederum mit welchem man den Konferenzraum schützt kann optional vergeben werden. Dieses Passwort benötigen die Teilnehmer einer Konferenz, um an dieser teilzunehmen.

Wer kann einen Live-Stream bei YouTube starten und wozu dient dieser Live-Stream?

Ein Moderator kann bei YouTube einen Live-Stream eröffnen. Diesen Livestream können beliebig viele Menschen auf YouTube verfolgen. Vicos² erlaubt es nun, das Videosignal der Videokonferenz an YouTube zu senden. Über den YouTube Livestream können nun die Teilnehmer die Videokonferenz verfolgen. Der Vorteil darin liegt, dass somit eine wesentlich höhere Anzahl an Teilnehmern möglich ist. Diese Funktion ist allerdings nicht DSGVO-konform.

Woran liegt es, dass manche Teilnehmer nicht in ein Meeting des Videokonferenz-System reinkommen?

Es ist möglich, dass auf dem Computer des Teilnehmers oder in seinem Netzwerk eine Firewall aktiviert ist. Vicos² benötigt für die Teilnahme an einem Meeting in der Firewall folgende offenen Ports: TCP 80, TCP 443, TCP 10000 UDP. Ohne den offenen Port 10000 UDP ist eine Verbindungsherstellung unmöglich.

Werden Chats und Teilnehmerlisten automatisch gespeichert?

Ja, Chats und Teilnehmerlisten werden automatisch gespeichert und können über das Control Panel abgerufen werden.